Privacy

Privacybeleid scouting Rhedense Pioniers

Scouting Rhedense Pioniers verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Rhedense Pioniers via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een hardcopy inschrijfformulier, deze wordt door de leiding ingeleverd bij de ledenadministratie/ penningmeester. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de hardcopy bewaard in een map, dit is namelijk ook de machtiging voor de contributie. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

De Rhedense Pioniers hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit als hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De Rhedense Pioniers mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier via een email met een link of via een hardcopy die retour moet. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd. Bij het gebruiken van third-party applicatie zoals “Google Forms”, zal het privacy statement van die partij ook van toepassing zijn.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Rhedense Pioniers heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media

Scouting Rhedense Pioniers maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out (afmelden van informatie mailing / nieuwsbrief mailing Rhedense Pioniers).

Op www.rhedensepioniers.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal

De Rhedense Pioniers maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de groep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van de Rhedense pioniers is terug te vinden via www.rhedensepioniers.nl en op te vragen bij de functionaris gegevensbescherming via privacy@rhedensepioniers.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl . Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageren de Rhedense Pioniers binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@rhedensepioniers.nl ). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Informatie over cookies op onze website

Scouting Rhedense Pioniers is wettelijk verplicht informatie te verstrekken over en toestemming te vragen voor het gebruik van cookies. Als je deze eenmalig accepteert, dan is onze site zonder problemen te bezoeken. Wij maken gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en social media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

De website van Scouting Rhedense Pioniers gebruikt cookies om er voor te zorgen dat onze website naar behoren werkt, functionele cookies. Zo gebruiken wij cookies voor:

het onthouden van informatie die je invult op de verschillende pagina’s, zodat je niet steeds al je gegevens opnieuw hoeft in te vullen
het doorgeven van informatie van de ene pagina aan de volgende pagina, bijvoorbeeld als er een lange enquête wordt ingevuld of als je veel gegevens moet invullen bij een formulier
het opslaan van voorkeuren, zoals de taal, locatie, het gewenste aantal te tonen zoekresultaten, etc.
het opslaan van instellingen voor een optimale (media) weergave, zoals de resolutiegegevens van je scherm
het uitlezen van je browserinstellingen om onze website optimaal op je beeldscherm te kunnen weergeven
het opsporen van misbruik van onze website en diensten, door bijvoorbeeld een aantal opeenvolgende mislukte inlogpogingen te registreren
het gelijkmatig belasten van de website, waardoor de site bereikbaar blijft
het aanbieden van de mogelijkheid om inloggegevens op te slaan, zodat je die niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren
het mogelijk maken om te reageren op onze websites

Cookies voor statistiek

Scouting Rhedense Pioniers gebruikt daarnaast cookies voor statistiek, op basis van Google Analytics:

het bijhouden van het aantal bezoekers op onze webpagina’s
het bijhouden van de tijdsduur die elke bezoeker doorbrengt op onze webpagina’s
het bepalen van de volgorde waarin een bezoeker de verschillende pagina’s van onze website bezoekt
het beoordelen welke delen van onze site aanpassing behoeven
het optimaliseren van de website

Cookies voor social media

De artikelen, foto’s en video’s die je op onze website bekijkt, kun je door middel van buttons delen via social media. Voor het functioneren van deze buttons wordt gebruik gemaakt van social media cookies van de social media partijen, zodat deze jou herkennen op het moment dat jij een artikel of video wilt delen. Deze cookies maken het dus mogelijk dat ingelogde gebruikers van geselecteerde social media bepaalde inhoud van onze website direct kunnen delen.

Voor de cookies die de social media partijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Scouting Rheden heeft daar geen invloed op.

Overige cookies

Door de manier waarop internet en websites werken, kan het zijn dat wij niet altijd inzicht hebben in de cookies die via onze website door derde partij en worden geplaatst. Dit is met name het geval als onze webpagina’s zogenaamde embedded elementen bevatten; dit zijn teksten, documenten, plaatjes of filmpjes die bij een andere partij opgeslagen zijn, maar die op, in of via onze website getoond worden. Mocht je op deze website cookies tegenkomen die in deze categorie vallen neem dan rechtstreeks contact op met de derde partij en vraag welke cookies ze plaatsten, wat de reden daarvoor is, wat de levensduur van de cookie is en op welke manier ze je privacy gewaarborgd hebben.